1 PRINCÍPIOS DA PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS
Os princípios abaixo elencados devem ser observados na coleta, manuseio,
armazenamento, divulgação e tratamento de dados pessoais pela Instituição para atender
aos padrões de proteção de dados no âmbito corporativo e estar em conformidade
com a legislação e regulamentação aplicáveis nos respectivos países onde tiver
operação ou atividade comercial.
a) Legalidade, Transparência e
Não-Discriminação
A Instituição trata os dados pessoais de forma justa, transparente e em
conformidade com a legislação e regulamentação aplicáveis.
Tratamento de Dados Pessoais
A Instituição somente trata dados pessoais quando a finalidade do
tratamento se enquadra em uma das hipóteses legais previstas na LGPD, que se
encontram abaixo elencadas, sendo certo que os titulares devem ser sempre
informados sobre a razão e a forma pela qual seus dados pessoais estão sendo
tratados. São hipóteses de tratamento:
• Necessidade para a execução de um contrato do qual o titular dos dados
é parte;
• Exigência decorrente de lei ou regulamento ao qual a Instituição está
sujeita;
• Interesse legítimo no tratamento dos dados; e
• Necessidade de prover o exercício regular de direito em processo
judicial, administrativo ou arbitral.
Quando o tratamento de dados pessoais não se enquadrar nas hipóteses
legais acima, a Instituição deve obter o consentimento do titular para o
tratamento de seus dados pessoais, e assegurar que este consentimento seja obtido
de forma específica, livre, inequívoca e informada, nos termos do art. 7.º,
inciso I da LGPD.
A Instituição deve coletar, armazenar e gerenciar todas os formulários
de consentimento de maneira organizada e acessível, para que a comprovação de
consentimento possa ser provada quando necessário, nos termos do caput do art.
8.º da LGPD.
Da mesma forma, o titular deve ter a possibilidade de retirar o seu
consentimento a qualquer momento com a mesma facilidade pela qual foi
fornecido, nos termos do art. 8.º, §5.º da LGPD.
Tratamento de Dados Pessoais Sensíveis
Em algumas circunstâncias a Instituição também pode ser obrigada a
tratar dados pessoais considerados sensíveis, tais como os abaixo elencados:
• Dados relacionados à saúde do titular;
• Dados genéticos ou biométricos vinculados ao titular;
• Dados acerca da orientação sexual do titular;
• Dados sobre eventuais condenações criminais do titular;
• Dados que evidenciem a origem racial ou étnica, opiniões políticas,
filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou
político.
O tratamento de dados pessoais sensíveis é vedado, exceto nas hipóteses
específicas descritas abaixo, conforme definido pelo art. 11 da LGPD, casos em
que serão observados padrões de segurança mais robustos do que os normalmente
empregados aos demais dados pessoais. São hipóteses de tratamento de dados
sensíveis:
• Necessidade para a execução de um contrato do qual o titular dos Dados
é parte (art. 11, inciso II, alínea “b” da LGPD);
• Exigência decorrente de lei ou regulamento ao qual a Instituição está
sujeita (art. 11, inciso II, alínea “a” da LGPD);
• Necessidade de prover o exercício regular de direito em processo
judicial, administrativo ou arbitral (art. 11, inciso II, alínea “d” da LGPD);
• Proteção da vida ou da incolumidade física do titular (art. 11, inciso
II, alínea “f” da LGPD);
Quando o tratamento de dados pessoais não se enquadrar nas hipóteses
legais acima, a Instituição deve obter, de forma específica e destacada, o
consentimento do titular para o tratamento de seus dados pessoais sensíveis, e
assegurar que este consentimento seja obtido de forma específica, livre,
inequívoca e informada, nos termos do art. 11, inciso I da LGPD.
Tratamento de Dados Pessoais de Criança ou
Adolescente
Em outras
circunstâncias, a Instituição pode ser obrigada a tratar dados pessoais de
crianças e adolescentes, respeitando o disposto no Estatuto da Criança e do
Adolescente e de acordo com os seus melhores interesses (art. 14, caput da LGPD). O tratamento de dados
pessoais de crianças e adolescentes só será realizado mediante o consentimento
específico e em destaque dado pelo seu responsável legal (art. 14, §1º da
LGPD).
b) Limitação e Adequação da Finalidade
O tratamento de dados
pessoais deve ser realizado de maneira compatível com a finalidade original
para a qual os dados pessoais foram coletados, não podendo os dados serem
coletados com um propósito e utilizados para outro. Quaisquer outras
finalidades devem ser compatíveis com a razão original para qual os dados
pessoais foram coletados.
c) Necessidade e Minimização dos Dados
A Instituição seguirá o princípio da minimização dos Dados, isto é,
somente poderá tratar os dados pessoais dos titulares na medida em que sejam
necessários para atingir um propósito específico e determinado. O
compartilhamento de dados pessoais com outra área ou outra empresa deve
considerar sempre a observação deste princípio, só podendo haver o
compartilhamento sob uma hipótese legal adequada.
d) Exatidão e Qualidade dos Dados
A Instituição deve adotar medidas razoáveis para assegurar que quaisquer
dados pessoais em sua posse sejam mantidos precisos e atualizados em relação às
finalidades para as quais foram coletados, havendo inclusive a possibilidade de
o titular de dados pessoais requerer a exclusão, ou correção de dados
imprecisos, ou desatualizados.
e) Limitação da Retenção e do
Armazenamento de Dados
A Instituição deve estabelecer períodos de retenção e processos de
revisão periódica no tratamento de dados pessoais, não podendo manter os dados
pessoais por prazo superior ao necessário para atender as finalidades
pretendidas, sempre fazendo atenção aos ditames estabelecidos pela sua Política
de Retenção de Dados.
f) Integridade e Confidencialidade
A Instituição deve assegurar que medidas técnicas e administrativas
apropriadas sejam aplicadas aos dados pessoais para protegê-los contra o
tratamento não autorizado ou ilegal, bem como contra a perda acidental,
destruição ou danos. O tratamento de dados pessoais também deve garantir a
devida confidencialidade.
As medidas técnicas utilizadas pela Instituição para a garantia da
integridade e confidencialidade dos dados pessoais estão previstas na Política
de Segurança da Informação.
g) Responsabilização e Prestação de
Contas
A Instituição deve demonstrar o cumprimento desta Política, assegurando
a implementação de medidas que incluem:
·
Garantias de que os titulares possam exercer os seus direitos previstos
nesta política;
·
Registro de dados pessoais, incluindo: (i) registros de atividades de
tratamento de dados pessoais, com a descrição das finalidades desse tratamento,
os destinatários do compartilhamento dos dados pessoais e os prazos pelos quais
a Instituição deve retê-los; (ii) registro de incidentes de dados pessoais; e
(iii) registro de violações de dados pessoais;
·
Garantias de que os terceiros que sejam operadores de dados pessoais
também estejam agindo de acordo com esta política e com a legislação e
regulamentação aplicáveis;
·
Garantias de que a Instituição, quando requerida, registre junto à
autoridade regulamentar um DPO; e
· Garantias de que a Instituição esteja cumprindo todas as exigências e solicitações de qualquer autoridade regulamentar à qual esteja sujeita.
2. DIRETRIZES E PADRÕES DE SEGURANÇA
A Instituição deve seguir as boas práticas de segurança da informação,
com o fim de proteger a privacidade e os dados pessoais dos indivíduos e
garantir o direito fundamental à autodeterminação informacional dos titulares.
A confidencialidade, integridade e disponibilidade, bem como a
autenticidade, a responsabilidade e o não-repúdio são considerados fundamentos
da segurança da informação.
Todos os integrantes da Instituição com acesso a dados pessoais estão
obrigados aos deveres de confidencialidade, mediante a assinatura de Acordo de
Confidencialidade.
Ao implementar novos processos, procedimentos ou sistemas que envolvam o tratamento de dados pessoais, a Instituição deverá adotar medidas para garantir que as regras de Privacidade e Proteção de Dados sejam adotadas desde a fase de concepção até o lançamento ou implantação destes projetos, de acordo com a Política de Desenvolvimento de Novos Produtos e Negócios.
3. GESTÃO DAS
RELAÇÕES CONTROLADOR-OPERADOR DE DADOS PESSOAIS
Cada parceiro ou fornecedor que tratar dados
pessoais fornecidos pela Instituição será considerado, para todos os efeitos,
um Operador de dados pessoais, sendo necessária a nomeação por este parceiro ou
fornecedor de um DPO responsável por garantir que estes dados pessoais estejam sendo
tratados de forma correta e de acordo com a legislação e regulamentação
aplicáveis.
4. TRANSFERÊNCIA
INTERNACIONAL DE DADOS PESSOAIS
Se os dados pessoais forem tratados em países
diferentes de onde foram coletados, a legislação e regulamentação aplicáveis à
transferência internacional de dados de cada país devem ser observadas, nos
termos da Política de Compartilhamento de Dados Pessoais.
A Instituição garante, de acordo com o disposto na
Política de Compartilhamento de Dados Pessoais, que todos os seus contratos com
fornecedores celebrados a partir da publicação desta política estão em
conformidade com a Lei 13.709/2018, nos termos do seu art. 33.
5. DIREITOS DOS
TITULARES DE DADOS PESSOAIS
A Instituição deve agir para efetivar os direitos
dos titulares de dados pessoais, mediante políticas, normas e procedimentos que
forneçam:
·
A informação sobre como seus dados pessoais serão tratados;
·
A informação, a qualquer momento, sobre o tratamento de seus dados
pessoais e o acesso aos dados pessoais que a Instituição detenha sobre eles;
·
A possibilidade de correção de seus dados pessoais se estiverem
imprecisos, incorretos ou incompletos;
·
A possibilidade de exclusão, bloqueio ou anonimidade dos seus dados
pessoais em determinadas circunstâncias, nos termos de Política de Retenção de
Dados da Instituição;
·
A restrição do tratamento de seus dados pessoais em determinadas
circunstâncias;
·
A possibilidade de oposição ao tratamento, se o tratamento for baseado
em legítimo interesse;
·
A possibilidade de retirada do consentimento a qualquer momento, se o
tratamento dos dados pessoais se basear no consentimento do indivíduo para um
propósito específico;
·
A portabilidade dos dados pessoais a outro fornecedor de serviço ou
produto, mediante requisição expressa em determinadas circunstâncias;
·
A possibilidade de revisão das decisões tomadas unicamente com base em
tratamento automatizado de dados pessoais; e
· A possibilidade de apresentação de queixa à Instituição através do contato com o DPO responsável, ou através de comunicação à Autoridade de Proteção de Dados, se o titular dos dados pessoais tiver motivos para supor que qualquer um de seus direitos tenha sido violado.
6. PRESTADORES DE
SERVIÇOS TERCEIRIZADOS
Os prestadores de serviços terceirizados que tratem
dados pessoais sob as instruções da Instituição estão sujeitos às obrigações
impostas aos Operadores de acordo com a legislação e regulamentação de proteção
de dados pessoais aplicáveis, bem como às diretrizes estabelecidas nas
Políticas de Compartilhamento e de Terceirização da Instituição.
A Instituição deve assegurar que no contrato de
prestação de serviços terceirizados sejam contempladas as cláusulas de
privacidade que exijam que a empresa terceirizada implemente medidas próprias
de segurança e proteção de dados pessoais, devendo sempre estar em conformidade
com a LGPD.
Nos casos em que o prestador de serviços estiver localizado fora do país em que os dados pessoais foram coletados, cláusulas contratuais padrão devem ser incluídas no contrato de proteção de dados pessoais em forma de um Anexo, para garantir que as devidas salvaguardas exigidas pela legislação e regulamentação aplicáveis sejam adequadamente implementadas.
7. DA GESTÃO DE INCIDENTES DE SEGURANÇA DA
INFORMAÇÃO
Todos os incidentes de segurança da informação devem ser reportados ao
DPO responsável, por meio das diretrizes e procedimentos previstos na Política
e Plano de Resposta a Incidentes.
Todos os integrantes da Instituição devem estar cientes da sua responsabilidade pessoal perante a ocorrência de eventos e incidentes de segurança da informação, agindo para denunciar tais incidentes e eventos assim que os identificarem.
8. AUDITORIAS DE PROTEÇÃO DE DADOS